Ελέγχετε ή Ανησυχείτε;

του Αθανάσιου Χ. Παπανδρόπουλου 

Δεν αρκεί μόνο να βάζετε στόχους αλλά πρέπει και να τους υλοποιείτε. Για να τους υλοποιήσετε χρειάζεστε συστήματα «συναγερμού».

Υπάρχουν τρεις ερωτήσεις:

1. Τι είναι αυτό που ίσως πάει στραβά;

2. Πώς και πότε θα το μάθω;

3. Τι θα κάνω τότε;

Η πρώτη ερώτηση παραπέμπει στην έννοια των πρότυπων (standards). Τα πρότυπα είναι ένα μέτρο της αποτελεσματικότητας της απόδοσης στην προσπάθεια να πετύχουμε τους στόχους. Ποσοτικοποιούν την απόδοση. Τα πρότυπα αναγκαστικά πρέπει να είναι αποδεκτά και κατανοητά. Η δυσκολία είναι να βρεθεί η κατάλληλη μεταβλητή που θα δίνει τα σωστά μηνύματα για την πορεία, προς το στόχο, που θα μετριέται απλά και που θα μπορεί να την παρακολουθεί και ο εργαζόμενος εύκολα την ώρα που συμβαίνει.

Η δεύτερη ερώτηση παραπέμπει στο σύστημα συλλογής πληροφο-ριών και των κατάλληλων μετρήσεων. Πληροφορίες είναι αυτές που περνούν μέσα από τα επίσημα κανάλια επικοινωνίας της Επιχείρησης αλλά και οι άλλες... Σε ποιες στηρίζεστε; Τι θα μετράτε; Κάθε πότε; Ποιός θα μετράει; Με ποιόν τρόπο;

Τέλος υπάρχει το θέμα της παρέμβασης. Είναι η καρδιά κάθε συστήματος ελέγχου. Γι’ αυτό πληρώνεστε. Μέχρι εδώ τα θέματα είναι διαδικασίες. Εδώ μετριέται ο καθένας. Μην υπεραντιδράτε στις αποκλίσεις. Μοιράστε τις στους συντελεστές της συγκεκριμένης δραστηριότητας. Ζητήστε τη γνώμη τους. Αυτός που αποφασίζει παρεμβάσεις χωρίς να ρωτάει την πηγή των αποκλίσεων δεν είναι απλώς αυταρχικός, αλλά μάλλον αφελής και είναι βέβαιο ότι έχει πάρει το σίγουρο δρόμο της αποτυχίας. Ο κάθε εργαζόμενος είναι χρυσωρυχείο πληροφοριών για τη δουλειά του. Μη στερείτε τον εαυτό σας από τις ουσιαστικές αυτές πληροφορίες.

Ο έλεγχος πρέπει να εστιάζει εκεί που το ρίσκο είναι μεγάλο και μη ξεχνάτε ότι έχει κόστος.