της Νάνσυ Βλαχάκη*
Η επιστήμη των συσκέψεων, με πάνω από 20 χρόνια έρευνας, έρχεται να δώσει βασικές γνώσεις που μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για την ηγεσία μία σύσκεψης. Μάλιστα, πολλές από αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές λειτουργούν εξίσου καλά και για τις προσωπικές συναντήσεις, όταν αυτές είναι και πάλι δυνατές.
Σύμφωνα με τον Steven G. Rogelberg, Chancellor’s Professor, University of North Carolina Charlotte, μόνο το 50% του χρόνου που δαπανάται σε συσκέψεις τείνει να είναι αποτελεσματικό, σωστά αξιοποιήσιμο και να έχει ενδιαφέρον για τους συμμετέχοντες, με το εν λόγω ποσοστό να διαμορφώνεται χαμηλότερα όταν ο λόγος έρχεται στις απομακρυσμένες συναντήσεις. Όπως σημειώνει, η σωστή διεξαγωγή των meetings μπορεί να οδηγήσει σε θετικά και εντυπωσιακά αποτελέσματα, όπως είναι η καλύτερη λήψη αποφάσεων και η αυξημένη καινοτομία, συνοχή, ευελιξία και ανθεκτικότητα, ουσιώδεις παράγοντες για τους οργανισμούς σε μια εποχή που οι προκλήσεις είναι έντονες.
Οι ηγέτες των πιο αποδοτικών συναντήσεων φαίνεται να μοιράζονται μια παρόμοια νοοτροπία: αναγνώριση του ρόλου τους ως διαχειριστές του χρόνου των άλλων. Οι ηγέτες συχνά υιοθετούν μια νοοτροπία διαχείρισης όταν συναντιούνται με σημαντικούς πελάτες ή ενδιαφερόμενα μέρη, επειδή δεν θα ήθελαν ποτέ αυτά τα άτομα να αισθανθούν ότι η εκάστοτε συνάντηση ήταν χάσιμο χρόνου για εκείνα. Ωστόσο, μία τέτοια νοοτροπία συχνά παραβλέπεται όταν πρόκειται για συνάντηση με την ομάδα ή/και συναδέλφους. Η υιοθέτηση μία τέτοιας νοοτροπίας, συμβάλλει στη λήψη αποφάσεων με συνειδητό τρόπο από την αρχή έως το τέλος της συνάντησης. Όσο πιο συχνά συμβαίνει αυτό δε, τόσο πιο έξυπνες επιλογές, που δεν απαιτούν χρόνο, γίνονται οι οποίες αφορούν στο πώς ο ηγέτης διαμορφώνει το meeting εκ των προτέρων, στο πώς διαχειρίζεται την παραγωγικότητα και όσους συμμετέχουν και τέλος, πώς η συνάντηση ολοκληρώνεται.
Παράγοντες Επιτυχίας
Για να χαρακτηριστεί ένα remote meeting ως επιτυχημένο, ο St. G. Rogelberg προτείνει τα εξής:
• Δώστε προσοχή στον σωστό αριθμό ατόμων. Οι απομακρυσμένες συσκέψεις σημειώνουν καθοδική πορεία όσο το μέγεθος των συμμετεχόντων αυξάνεται. Σύμφωνα με το Center for Creative Leadership, ιδανικός αριθμός θεωρείται η συμμετοχή 5 έως 9 ατόμων. Το γεγονός, όμως, ότι μπορούν να καταγραφούν και να τις παρακολουθήσουν σε μεταγενέστερο χρόνο όσοι δεν είναι απαραίτητο να παρευρίσκονται, έχει τα εξής οφέλη: αφενός στη συνάντηση συμμετέχουν τα απολύτως απαραίτητα άτομα, αφετέρου τα μη βασικά μέλη έχουν τη δυνατότητα να μπορούν να ακούσουν τι έγινε στον δικό τους χρόνο, χωρίς να διακόψουν τη ροή. Ωστόσο, -και αυτό είναι το κλειδί- για να αποφευχθούν τυχόν αισθήματα περιθωριοποίησης, δώστε τους την επιλογή να παρακολουθήσουν τυχόν μελλοντικές συναντήσεις σχετικά με το ίδιο θέμα, εάν το επιθυμούν. Συνήθως δεν θα το κάνουν, αλλά θα εκτιμήσουν το γεγονός ότι τους ζητήθηκε.
• Ρυθμίστε σωστά τον χρόνο. Λαμβάνοντας υπόψη το μικρότερο διάστημα προσοχής που αφιερώνουμε αυτή την περίοδο, καλό θα ήταν να αποφεύγετε τα ωριαία meetings. Μη διστάσετε να προγραμματίσετε συναντήσεις διάρκει ας 15, 20 ή 25 λεπτών. Κάτι τέτοιο έχει αποδειχθεί ότι ασκεί θετική πίεση στους συμμετέχοντες, καθώς οι ομάδες που λειτουργούν υπό κάποιο επίπεδο πίεσης χρόνου λειτουργούν πιο αποτελεσματικά δεδομένης της αυξημένης προσοχής που απαιτείται και διέγερσης που νιώθουν.
• Βελτιστοποιήστε την ατζέντα της συνάντησης. Για να δημιουργήσετε ενδιαφέρον και οι συμμετέχοντες να επικεντρωθούν στη συνάντηση -κάτι που συχνά απουσιάζει από τις απομακρυσμένες συναντήσεις- οργανώστε την ατζέντα του meeting ως ένα σύνολο ερωτήσεων που πρέπει να απαντηθούν και όχι ως ένα σύνολο θεμάτων προς συζήτηση. Με αυτό τον τρόπο, θα αποκτήσετε και καλύτερη αίσθηση για το ποιος πρέπει πραγματικά να προσκληθεί στη σύσκεψη. Μόλις οι εν λόγω ερωτήσεις απαντηθούν, θα είστε σε θέση να γνωρίζετε εάν η σύσκεψη μπορεί να ολοκληρωθεί, αλλά και να μετρήσετε τον βαθμό επιτυχίας της.
• Χρησιμοποιήστε βίντεο. Οι απομακρυσμένες συναντήσεις υπόκεινται σε αυτό που ονομάζεται social Ioafing. Με τον όρο αυτό, στην κοινωνική ψυχολογία υποδηλώνεται το φαινόμενο κατά το οποίο το άτομο καταβάλλει λιγότερες προσπάθειες για την επίτευξη ενός στόχου όταν εργάζεται σε μια ομάδα από ό,τι όταν εργάζεται μόνο του. Το Social Ioafing αυξάνει την αίσθηση ανωνυμίας, όπως όταν κάποιος «κρύβεται» μέσα στο πλήθος, και μπορεί να αυξηθεί κατά τη διάρκεια των απομακρυσμένων συναντήσεων λόγω του εικονικού φραγμού μεταξύ των μελών της ομάδας. Η χρήση βίντεο, σε συνδυασμό με την πρόσκληση όσο το δυνατόν λιγότερο ατόμων, συμβάλλει στην αντιμετώπιση αυτής της αίσθησης ανωνυμίας.
Παράλληλα, το Center for Creative Leadership επισημαίνει πόσο σημαντικό είναι να αποφύγει η ηγεσία να «υπερφορτώνει» τους high performers με τη συμμετοχή τους σε πολλά meetings. Στην περίπτωση που αποτελούν βασικά μέλη της ομάδας, η ηγεσία καλείται να περιορίσει τους ρόλους που διαδραματίζουν έτσι ώστε να μην τους εξουθενώσει. Το ταλέντο αποτελεί αγωγό για την ηγεσία.
*συνεργάτης της ΕΑΣΕ
